In quella che possiamo definire l’era della dematerializzazione o della digitalizzazione, la firma elettronica è diventata ormai uno strumento sempre più adottato dalle aziende perché i vantaggi che è in grado di offrire sono innegabili. Bisogna però fare chiarezza, perché molti sono ancora piuttosto confusi in merito a questo nuovo sistema di convalida dei documenti e ciò dipende dal fatto che esistono più tipologie di firma elettronica, in grado di garantire differenti livelli di sicurezza.
Spesso si è spinti a pensare che la soluzione migliore sia la firma digitale più avanzata, ma non è detto che sia così. Anzi, in alcuni casi optare per un sistema eccessivamente elaborato potrebbe rivelarsi controproducente, non solo in termini di costi. Vediamo dunque insieme quali sono le tipologie di firma elettronica disponibili oggi e in cosa si differenziano.
Tipologie di firma elettronica
Ad oggi possiamo distinguere 3 differenti tipologie di firma elettronica, che si distinguono sostanzialmente per via del grado di sicurezza che riescono ad offrire: quella semplice, quella avanzata e quella qualificata (o digitale).
#1 Firma elettronica
La firma elettronica è quella attualmente più diffusa ed utilizzata anche se parliamo di un sistema di validazione che non sempre garantisce una grande sicurezza. È bene specificare che anche all’interno delle firme elettroniche semplici esistono differenze importanti, perché alcuni provider come Yousign si avvalgono di sistemi a doppia autenticazione che consentono di aumentare notevolmente la sicurezza di tale firma, rendendola decisamente più adeguata alla firma di documenti. Ma in quali contesti è possibile utilizzare la firma elettronica con valore legale? Gli ambiti d’applicazione sono moltissimi: dall’accettazione di preventivi alle conferme d’ordine, dalla conferma di presa visione delle informative sulla privacy alle dichiarazioni di riservatezza, dai contratti di locazione a quelli di lavoro.
#2 Firma elettronica avanzata
La firma elettronica avanzata è più sicura ed è generalmente impiegata per la validazione di transazioni finanziarie importanti. A differenza di quella standard, questa firma prevede un sistema di verifica più sofisticato e rigoroso come il caricamento di un documento d’identità e la sua verifica in tempo reale.
#3 Firma digitale (o firma elettronica qualificata)
Nel gradino più alto in termini di sicurezza, ma anche di complessità d’uso, troviamo infine la firma elettronica qualificata, che prevede dei sistemi di verifica di alto livello. Questa procedura di validazione è decisamente più costosa e complessa, tanto che viene impiegata solamente in determinati contesti ma è spesso sconsigliata per chi necessita di convalidare documenti che non richiedano specifici criteri legali. I contesti in cui viene utilizzata ed è necessaria la firma elettronica qualificata sono le gare d’appalto pubbliche, i bilanci d’esercizio, la convalida dei registri IVA e via dicendo.
Quale tipologia di firma elettronica scegliere in azienda?
A questo punto viene da chiedersi quale sia la tipologia di firma elettronica più consigliata in azienda, ma come abbiamo visto i fattori da considerare sono diversi e non è possibile generalizzare. Quel che è certo è che parliamo di un sistema di validazione che deve risultare il più semplice ed immediato possibile, dunque non vale la pena optare per firme elettroniche di alto livello per la convalida di documenti che non necessitano di alti sistemi di sicurezza.
