Digitalizzare i procedimenti amministrativi dematerializzando i documenti cartacei e velocizzando l’operatività necessaria per il rilascio delle pratiche richieste dai cittadini, rendendo i servizi completamente interattivi. E’ l’obiettivo del Comune, che, con un finanziamento di 2.600.000 euro, interverrà nei prossimi mesi sul settore urbanistico e demografico.
Semplificare la vita dei cittadini snellendo le lunghe attese, gestire un sistema documentale centralizzato con fascicoli organizzati per dominio applicativo, incrementare l’efficienza nella risposta all’utenza con maggiore facilità di consultazione, minor costo di riproduzione copie e minore frequenza dell’accesso agli uffici con ricevimento della documentazione direttamente al proprio domicilio. Ma non solo, anche maggiore efficacia dei procedimenti amministrativi con benefici a lavoratori e utenti. Sono solo alcuni dei vantaggi che il Comune si propone di portare avanti dematerializzando i documenti relativi, in particolare, allo Sportello Anagrafe ed allo Sportello Unico Edilizia Privata e la naturale estensione all’ambito urbanistico.
Ai vantaggi appena citati, si aggiungerà, inoltre, la possibilità di poter gestire l’intero procedimento amministrativo connesso all’ostensione della documentazione amministrativa attraverso comunicazioni elettroniche, in maniera tale da tenere traccia in maniera trasparente e ricostruibile delle attività di interazione tra ufficio ed utenza. Soluzioni che garantiranno, inoltre, una migliore conservazione di tutta la documentazione su carta “Di pregio” in vista della significativa riduzione delle occasioni di rimaneggiamento.
“Il progetto di dematerializzazione – ha commentato l’assessore alla Trasformazione Digitale e ai Servizi Civici Eugenio Di Sciascio – Unitamente ai nuovi servizi di e-gov in fase di completamento, consentirà finalmente un accesso più rapido al rilascio di certificati e la velocizzazione di una serie di pratiche amministrative che molto spesso risultano frustranti per i cittadini e di complessa gestione per l’amministrazione. A questa azione sul fronte della digitalizzazione uniremo quella ugualmente importante del rafforzamento dell’organico della ripartizione, grazie alle assunzioni in corso, che ci auguriamo consentano presto di riaprire le sedi decentrate nei municipi”.
In particolare, con riferimento allo Sportello Anagrafe, si procederà ad una dematerializzazione dei documenti di Anagrafe e Stato Civile precedenti all’anno 1992, onde poter abilitare gli attuali servizi online anagrafici anche per i documenti più datati. Inoltre, verranno realizzate nuove funzionalità per la gestione di fascicolo anagrafico ed elettorale, in modo tale da consentire ai cittadini di avere una visione sempre aggiornata della propria situazione e delle attività fatte.
Con riferimento allo Sportello Unico Edilizia privata, nell’ottica dell’interscambio di dati con gli altri enti esterni alla CM, saranno previste integrazioni con sistemi documentali e basi dati, al fine ad esempio di gestire in modo coordinato ed unitario la presentazione di documentazioni in ambito catasto, attraverso il Portale dei Comuni, reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate.
Oltre alla gestione dei procedimenti in ambito Edilizia Privata, la piattaforma consentirà la gestione dei procedimenti afferenti anche l’ambito urbanistico, al fine di favorire la creazione del fascicolo del fabbricato, così da permettere la istituzione dell’Anagrafe Comunale degli Immobili. I procedimenti previsti nell’ambito urbanistico sono, in particolare, sostenibilità economica e gestionale e governance del progetto. Come già precisato, il beneficio dell’attuazione dell’iniziativa si tradurrà in un incremento del servizio fornito all’utenza ed in un guadagno di efficienza dell’azione dell’Ente.
Il progetto, realizzato in piena coerenza con l’Asse 1 “Agenda digitale metropolitana”, relativamente all’ambito tematico dell’azione 1.1.1 “Edilizia e Catasto”, prevedrà inoltre, l’integrazione del progetto MUSICA II per l’analisi dei dati raccolti con algoritmi di business intelligence. In particolare verrà sfruttata la componente di Business Intelligence della collaborazione rivolta agli amministratori dell’ente per consentire l’analisi dei dati sulla collaborazione e la partecipazione attiva dei cittadini con la possibilità di estrarre cruscotti e report personalizzati e georeferenziati.
Per vedere il progetto ultimato sarà necessario attendere un po’ di tempo. Agli operatori adesso il compito di redigere un piano delle attività dematerializzazione con trasferimento dei fascicoli dall’archivio in cui sono custoditi nelle sedi dell’operatore economico affidatario, sanificazione del materiale e sua normalizzazione;, redazione dell’elenco del materiale da scartare e verifica congiunta con l’Amministrazione prima dello scarto definitivo, riordino e classificazione, scansione del materiale e indicizzazione dello stesso. Inoltre, gli operatori, dovranno esportare i dati e ricercare tutto il materiale in custodia nel tempo necessario per provvedere alla sua dematerializzazione.
