Dirigere una organizzazione no profit può trasformarsi in un vero e proprio incubo quando si tratta di gestire spese e pagamenti.
Spesso infatti il tempo dedicato alla gestione delle spese è maggiore di quello che si vorrebbe dedicare al proprio progetto e missione no profit. La burocrazia e l’amministrazione necessaria per mantenere la contabilità non facilitano di certo questo compito. Ci si riduce così a dedicare più energie nella conduzione delle pratiche amministrative che nel progetto stesso di cui l’organizzazione vorrebbe realmente occuparsi.
Un’associazione no profit, come suggerisce il termine angloamericano che la denomina, si definisce come un ente le cui finalità non sono a scopo di lucro. L’obiettivo primario di tale associazioni infatti è quello di creare un bene sociale, non quello di produrre guadagno.
Questo non significa ovviamente che le associazioni no profit non possano generare alcun guadagno. Anzi, è possibile per tali enti avere entrate sia vendendo beni che fornendo dei servizi ma la grossa differenza rispetto ad un ente commerciale è quello che tali guadagni devono obbligatoriamente essere utilizzati e investiti nelle attività di cui l’associazione si occupa e non distribuiti tra i soci come sostitutivo di compenso.
Da un punto di vista giuridico, un’organizzazione no profit rientra in quello che viene chiamato Terzo Settore, poiché si situa oltre lo Stato e il mercato. Da un punto di vista fiscale quindi, l’ente no profit viene considerato diversamente da qualsiasi altro ente statale o commerciale, con grandi vantaggi a livello fiscale e agevolazioni economiche.
Tra queste vi è sicuramente la possibilità di considerare non soggette ad IVA molte (ma attenzione, non tutte!) delle attività che l’associazione svolge. Tra queste, si sottolineano le cosiddette ‘entrate istituzionali’ che non solo non sono soggette ad IVA ma non concorrono nemmeno alla formazione del reddito dell’associazione. Di queste fanno parte le entrate ottenute tramite le quote di iscrizione alle associazioni (quote associative) con le rispettive quote di rinnovo e i contributi erogati da privati, aziende o enti al fine di sostenere le finalità istituzionali dell’organizzazione. Inoltre tra le attività esenti da IVA sono presenti tutte quelle entrate cosiddette ‘decommercializzate’, ovvero guadagni che nonostante implichino uno scambio di natura commerciale tra ente e soci perdono questo stesso valore commerciale poiché svolgono servizi principalmente o esclusivamente a favore dei soci. Un esempio comune di entrata decommercializzata è quello della vendita delle pubblicazioni dell’ ente no profit, come un periodico sociale, a soci e non soci, purché l’utilizzo avvenga prevalentemente da parte degli associati. Ma possono far parte di entrate decommercializzate anche viaggi e soggiorni turistici dedicati strettamente alle attività di cui l’ente si occupa e rivolti solamente ai soci.
Per gestire queste agevolazioni, l’associazione deve però mantenere una certa idoneità approvata dal Ministero, che prevede per esempio, secondo una legge inerente al volontariato, di dover consegnare il proprio bilancio relativo agli ultimi 3 anni. Si tratta quindi di monitorare con cura tutte le spese e tenere un quadro generale sempre presente. Tra le numerose spese di gestione e mantenimento delle attività dell’organizzazione no profit si enumerano tutte quelle uscite rivolte a materiali e attrezzature, ma anche alle spese di manutenzione e gestione dei locali utilizzati per tali attività, come affitto e bollette. Inoltre vi sono da considerare nella gestione tutti i rimborsi da effettuare a soci o esterni per le prestazioni e/o attività lavorative svolte nei confronti dei soci, come il lavoro svolto da istruttori sportivi,le attività didattiche o amministrative e di segreteria.
Ovviamente gestire tutta la burocrazia prevista per ottenere le agevolazioni predisposte per legge ed essere in regola con il fisco, non è un impresa da sottovalutare, particolarmente quando l’associazione gestisce svariati progetti contemporaneamente e delega fondi diversi a seconda del socio o della missione. Il monitorizzare lo spostamenti di fondi diversificati e la raccolta di tutte le spese a fine mese, è fonte di grosso impegno da parte dei gestori. Inoltre spesso si perde la visione generale del progetto poiché sembra mancare un metodo di gestione efficace e che tenga conto dell’importanza di un controllo in tempo reale del flusso dei fondi.
A questo proposito, la carta Soldo è un valido aiuto alle associazioni. Con Soldo si ha a disposizione un sistema di gestione che aiuta a risparmiare tempo nell’amministrazione delle spese e semplifica i metodi di flussi di cassa, dando la possibilità alle organizzazioni no profit di focalizzarsi sui propri principali campi di interesse. L’innovazione consiste in una piattaforma che permette di tenere traccia dei pagamenti e della gestione dei fondi indirizzati ad entrambi dipendenti e volontari, mettendo a disposizione delle carte prepagate Soldo Mastercard nominali. Fin da subito si potrà così dare la libertà di prelievo del fondo a disposizione ad ogni singolo membro dell’organizzazione. Grazie all’utilizzo di una specifica app che permette di allegare le ricevute direttamente al momento di acquisto, si elimina quel lavoro estenuante di raccolta e controllo di scontrini e ricevute cartacee accumulate nel corso dell’intero mese.
Si può così procedere ad uno snellimento del carico di lavoro amministrativo di prelievo, trascrizione e verifica dei dati, che assidua maggiormente i gestori degli enti no profit. Inoltre si vuole introdurre un livello maggiore di chiarezza nelle spese effettuate visto che, allegando le ricevute direttamente al momento di acquisto, vi è un istantaneo controllo di tali spese e la possibilità di appurarne la trasparenza. Infine si può avere un quadro diretto e immediato dei diversi membri dell’organizzazione, con la possibilità di diversificare ogni elemento e progetto secondo diverse necessità.
Si tratta di una ottimizzazione pratica dei tempi di management che porta il sicuro beneficio di dedicare più energie e attenzione ai progetti e missioni di cui l’associazione si occupa realmente.
